Reuniones, gestión de tiempo… no quiero ser un inútil.

Me han pedido ayuda para un tema relacionado con la gestión del tiempo.

Me convocaron a una reunión, incluía a media docena de personas, que se planteó para ser iniciada a las seis post meridian. La empezamos media hora más tarde y terminó más allá de las ocho. Contradictio in terminis.

Un secreto: esto es inaceptable en cualquier país en el que los responsables se respeten a sí mismos y a los miembros de sus equipos.

Una metodología impecable. Hablamos de entrar en el detalle, de que su gente supiera asignar un valor numérico a cada tarea, que las ordenasen con ese valor, que procediesen a cumplir con ese orden, que entendieran que es mejor desarrollar las tareas sencillas antes que las complejas para evitar distracciones y olvidos…

Es una técnica correcta, útil y recomendable, sólo que no es viable. No es la respuesta a la pregunta.

Y el ejemplo es la propia reunión.

En mi larga etapa británica las agendas eran tablas de la ley. Las normas de convivencias básicas a respetar por parte de todo el mundo.

El principio básico es sencillo: te he contratado por tu competencia y pericia, conoces los objetivos que has de cumplir y para ello desarrollas una actividad ordenada. Yo confío en ti y por ello respeto tu actividad. Un responsable no cree que su colaborador está a su plena disposición… el tiempo de trabajo de un colaborador es de la empresa, no del responsable.

Llegar cinco minutos tarde a una reunión ya se considera una descortesía. Se envía un email disculpándose por el retraso y se confirma la hora de llegada. La persona que llega tarde se abochorna por no cumplir su compromiso y por causar un perjuicio al resto de convocados a la reunión. Saben que los retrasos son acumulativos porque en las agendas británicas no hay demasiados espacios de colchón. No se suele parar a comer, por ejemplo, lo máximo es sacar el sándwich de la bolsa de plástico y, si hay sol, cruzar la calle a la mancha de césped más cercana.

Un retraso de diez minutos en el inicio de una reunión y extenderse diez minutos más del tiempo programado supondrán al final del día casi una hora de pérdida de tiempo. Sencillo de entender.
Una tarea exige el trabajo de una persona. Si para esa tarea he de introducir a una segunda persona, ineludiblemente habrá de llegar una tercera con el fin de asegurarse que ambos trabajan en la misma dirección y con el mismo criterio.

Un retraso de veinte minutos supone tener que mover llamadas de teléfono programadas, conversaciones aclaratorias con compañeros y disculpas varias… si eso se repite más de una vez, ya podemos suponer lo que implica.

Y la reunión tenía un orden del día, se preparaba cada uno conforme a tiempo y contenidos asignados. Contenidos reales. Tiempos tasados para cada intervención. Las tormentas de ideas estaban proscritas (de esto hablaré en otra entrada…)

¿Esto es un mundo ideal? Bueno, yo lo viví en más de una ocasión. Pero también saben hacerlo realmente mal.

Es parte de la cultura española, de norte a sur y de este a oeste. Me ha pasado de Bilbao a Sevilla y de Vigo a Barcelona. La práctica totalidad de las reuniones comienzan tarde y, en un número significativo de ocasiones, la persona se justifica con “ya sabes, el lío de cada día”.

Pues no. No es aceptable. Y es costumbre de los “jefes” españoles disponer del tiempo de sus colaboradores o “súbditos” a su antojo y sin dar explicaciones. No creen necesario justificar un cambio de hora en la reunión, basta con modificarlo en su agenda compartida para que el resto se apañe. Convocatorias masivas, aleatorias, abiertas o injustificadas.

Y las salas de reunión… de 10 a 11, llegamos tarde, salimos sin acabar o retrasamos la siguiente reunión, terminar en el pasillo, la cafetería, en cualquier despacho. Eso si alguien no olvidó reservar la sala… o si a un directivo no se le ocurre quitárnosla.

Pero el problema es que la gente no sabe gestionar el tiempo. Y normalmente la gente son los otros, nunca uno mismo.

En una parte importante de la empresa española el horario es flexible. Esto, seamos conscientes, implica que hay personas que cuando llegan a su puesto tienen un colega al lado que puede llevar ya dos horas trabajando.

No le pongas una reunión a última hora, él ya ha cumplido con su horario laboral cuando tú apenas has terminado de comer. Sé consciente y responsable. La jornada flexible no es una patente de corso para disponer del tiempo de tu gente a tu antojo y sin límite. No eres mejor por sentarte a mirar quién apaga la luz.

Y, por supuesto, ten claro que no motiva a la gente trabajar sin cobrar. De hecho es ilegal.

Las seis de la tarde no es una hora adecuada para empezar una reunión, por varios motivos.

1. Estás fuera del horario laboral.
2. A esas alturas, alguno de tus colaboradores lleva diez horas trabajando, está cansado.
3. Cuando acabas, a las ocho de la tarde, estás obligando a todo el mundo a renunciar a su vida familiar. Luego tu empresa presume de programas de conciliación.
4. Cuando yo llego a casa aun he de redactar la memoria de la reunión y diseñar el guión con el que mi equipo realizará su propuesta. Llevo más de doce horas fuera de casa. ¿Crees que estarás pagando por mi mejor yo?

Sabemos que los errores y las distracciones son una de las causas de la pérdida de tiempo y de recursos más importantes en las empresas. Más que las malas decisiones. Una persona enfadada, fatigada y aburrida no es una persona productiva.

Cuando quiero que mi equipo sea eficaz, tenga iniciativas y tome decisiones, propongo una actividad física antes de la reunión. Las endorfinas que generas haciendo deporte te propulsan en el trabajo. Muévete y moverás a los demás. La mejor trabajadora que conozco hace deporte antes de su jornada laboral. En mi etapa americana mucha gente llegaba corriendo o en bicicleta al trabajo, se duchaban y se incorporaban al puesto.

No se les permitía acumular hora tras hora, tenían en sus genes inculcada la necesidad de moverse.

Volviendo al principio: ¿Alguien cree que es la respuesta fundamental a la gestión del tiempo que un trabajador gradúe sus tareas, proceda con orden de mayor a menor, de sencillo a complejo, de repetido a esporádico? ¿Es compatible con los estilos de dirección imperantes?

¿En serio?

¿Hoy?

Así pues, cuatro reglas:

Muévete tú y valora que tu gente se mueva.
Sé consciente de su horario.
Reuniones las justas y cortas, con poca gente y con orden del día.
Valora el trabajo de tu colega o colaborador e interioriza que el resultado depende del proceso.

Un criterio:

Respeto.

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